Mikro ERP Belge Numarasıyla Cari Hareket Bulma: Doğru Alan Hangisi?

İş Problemi: “Şu Fatura Nerede Kayboldu?”

Muhasebe birimlerinin gününün yarısı evrak aramakla geçer. “E-Fatura numaram GIB2024000142… ama sistemde bulamıyorum!” Mikro’da fiş ve belge numaralarıyla arama yapmak, SQL tarafında en çok hata yapılan, sistemi en çok donduran işlemlerin başında gelir. Bunun üç büyük sebebi vardır:

1. Mimari Parçalanmışlık: Kağıt matbaa numarası (cha_belge_no), e-fatura numarası (cha_ebelgeno), Mikro’nun kendi iç sırası (cha_evrakno) farklı farklı sütunlarda tutulur. Yanlış sütunda ararsınız bulamazsınız.
2. e-Belge Dağınıklığı: e-Fatura ile e-Arşiv faturası aynı formatta gibi görünse de (ABC2024…), birbirlerinden ayrı kolonlara yazılma ihtimalleri vardır.
3. Performans Çöküntüsü (The LIKE Trap): Başı sönük LIKE '%ABC...' tipi aramalar, SQL Server’ı felç eder (Tam tablo taraması - Index Scan).

4 Farklı Numara Alanının Anatomisi

SSMS’i açmadan önce aradığınız evrakın karakteristiğini bilmelisiniz:

Alan Sütunu	Gerçek Hayattaki Karşılığı	Örnek Yapı
cha_belge_no	Geleneksel fiş, elle yazılan irsaliye/matbaa numarası	14562 veya FTR-421
cha_evrakno_seri	Mikro’da seriye bağlanan evrakların Prefix’i	A, FTR (Kullanıcı seçer)
cha_evrakno_sira	Evrak serisinin sadece sayısal iç sayacı	4521 (Int’tir)
cha_ebelgeno_seri + sira	GIB e-Dönüşüm faturalarının resmi eşleşmesi!	GIB + 2024000451

Somut Hata: Arama Kilitlenmesi

Kötü SQL Örneği (Sistemi dondurur): SELECT * FROM CARI_HESAP_HAREKETLERI WHERE cha_belge_no LIKE '%451%' Etki: Bu sorgu, 5 milyon satırlı bir cari tablosunda CPU’yu %100’e çıkarır, diğer kullanıcıların fatura kaydetmesini kilitler.

Çözüm: Tüm Olasılıkları Taramak ve Optimizasyon

İşte muhasebe personelinin girdiği herhangi bir metin parçasını, sistemi kilitlemeden, doğru yerlerde arayan profesyonel AstaFlow SQL’i:

DECLARE @ArananNo NVARCHAR(50) = '1452'; -- Arama parametreniz

SELECT 
    C.cha_kod                                      AS [Cari Kodu],
    CH.cari_unvan1                                 AS [Müşteri / Tedarikçi],
    CONVERT(VARCHAR(10), C.cha_tarihi, 104)        AS [Tarih],
    
    -- Tüm olası evrak nolarını tekilleştirilmiş mantıkla sun
    ISNULL(NULLIF(C.cha_belge_no, ''), 'A-Yok')    AS [Fiziksel Belge No],
    C.cha_evrakno_seri + '-' + CAST(C.cha_evrakno_sira AS VARCHAR) AS [Mikro Evrak No],
    ISNULL(C.cha_ebelgeno_seri, '') + CAST(ISNULL(C.cha_ebelgeno_sira, '') AS VARCHAR) AS [e-Fatura No],
    
    -- İnsansı Format
    CASE C.cha_evrak_tip
        WHEN 0  THEN 'Alış Faturası'
        WHEN 63 THEN 'Satış Faturası'
        WHEN 1  THEN 'Tahsilat Makbuzu'
        WHEN 64 THEN 'Tediye Makbuzu'
        WHEN 34 THEN 'Banka Havalesi (Gelen)'
        ELSE 'Tip Kodu: ' + CAST(C.cha_evrak_tip AS VARCHAR)
    END                                            AS [Evrak Tipi],
    
    -- Tutar
    CASE WHEN C.cha_tip = 0 THEN C.cha_meblag ELSE -C.cha_meblag END AS [Tutar (Net)],
    C.cha_aciklama                                 AS [Sistem Açıklaması]
    
FROM CARI_HESAP_HAREKETLERI C WITH (NOLOCK)
LEFT JOIN CARI_HESAPLAR CH WITH (NOLOCK) ON C.cha_kod = CH.cari_kod

WHERE C.cha_iptal = 0
  AND (
       -- Doğru LIKE yapısı: Sadece belge numarası sonlarında serbestlik bırak!
       -- Başında wildcard '%' olursa SQL Server INDEX kullanamaz!
       C.cha_belge_no LIKE @ArananNo + '%' 
       
       OR CAST(C.cha_evrakno_sira AS VARCHAR) = @ArananNo 
       
       -- E-fatura numarası taraması
       OR CAST(C.cha_ebelgeno_sira AS VARCHAR) = @ArananNo
  )
  -- Performans koruması için sadece son 2 yıla bak:
  AND C.cha_tarihi >= DATEADD(YEAR, -2, GETDATE())
ORDER BY C.cha_tarihi DESC;

Performans / Ölçekleme Testi

Bu sorguda yapılan iki büyük mühendislik dokunuşu, AstaFlow modüllerinde “Belge Arama” işlevini 30 saniyeden 0.1 saniyeye indirmiştir:

1. LIKE '%451%' yerine LIKE '451%' kullanıldı. Baştaki joker karakter kalktığında, cha_belge_no üzerinde tanımlı yapı B-Tree index yapısından faydalanabilir (Index Seek).
2. Tarih filtresi (DATEADD(YEAR, -2)) zorunlu kılındı. Bu, devasa bir veri tabanında taranacak veri satırlarını %80 azaltır. Muhasebenin %99 oranında 3 yıl önceki evrak numarası krizine düştüğü görülmemiştir.

Edge Cases (İstisnai Durumlar)

1. Açıklama Alanına Gizlenen Numaralar: Sütun yapısını bilmeyen bazı eski sekreter veya ön muhasebe personelleri, EFT makbuzu dekont numaralarını inatla cha_aciklama (Açıklama) alanına yazarlar. Eğer numaranız ısrarla çıkmıyorsa sorgunun OR bölümüne mecburen C.cha_aciklama LIKE '%' + @ArananNo + '%' eklemelisiniz. Bu işlemi yaparken veritabanınızın yorulacağını belirtin.
2. Aynı Belge No’nun Birden Fazla Satırda Çıkması: Bir toptan satış faturası kestiğinizde, irsaliye bedelleri, iskontolar veya farklı KDV matrahları nedeniyle Mikro aynı fişi veritabanına 3 ayrı cha_satir_no ile bölebilir. Sonucun 3 satır çıkması hatalı değildir. Ekrana verirken tutarları Aggregate (SUM) yapmayı düşünebilirsiniz.

Bu Bilgiyi Nereden Biliyoruz? (Kaynaklar)

• AstaFlow Case Study: Müşteri 360 Ekranı ve Belge Bulma Altyapısı
• Mikro ERP DB API: CARI_HESAP_HAREKETLERI (Tüm Tip Kodları referansı)
• İlgili Çözüm: Kapanmamış Cari Hareketleri İzole Etme